Nemrég egy szakmai fórumot böngészve akadtam egy érdekes beszélgetésbe. Egy IT-operációval foglalkozó vezető elmélkedett arról, hogy (túl)szabályozottságnak, merev folyamatoknak milyen hátrányai vannak. Meglátása szerint a veszélyt az jelenti, ha a "igazi" munkavégzést a szabályok betartása veszi át. Amikor az eredmény helyett arra koncentrálunk, hogy elvégeztünk-e mindent, amit a "főnök előírt". Amikor valaki "bambán", gondolkodás nélkül elvégzi a feladatát.
Ez egy reális veszély? Azt gondolom, hogy ha nem ragadjuk meg a delegálás és folyamatok esszenciáját, ez is egy reális (és katasztrofális) "eredmény" lehet.
Hol csúszhatnak el a dolgok? Gyere kártyázzunk egyet és megmondom!
Delegálás
Ahogy építed a vállalkozásokat, és növekedsz egyre több feladatot kell leadnod magadról - "tudományos" kifejezéssel delegálnod :) -, hogy a céged fejlesztésére tudj koncentrálni. Egy induló vállalkozásnál általában az alapító tulajdonos az értékesítő. Ő beszél az első ügyfelekkel és köti meg az első üzleteket. Ez azonban egy idő után nem fenntartható, így szükséges a feladat részét, vagy egészét delegálni. Ha már tudod, hogy mit kell csinálni, akkor azt le is tudod írni. Ha leírtad, akkor át tudod adni másnak a feladat elvégzését.
ÁÁÁÁcsi, de biztos, hogy csak a feladat elvégzését adod át? Tudjuk jól, hogy Murphy mindig dolgozik. Ha egészen közelről nézzük a feladatok végrehajtását és a folyamatok lefutását, akkor mindig akadnak olyan külső/belső tényezők, amelyek nyomán döntéseket kell hozni. Olyan mikro elágazások, amelyeknél meg kell állni, és döntést hozni a következő lépésről. A kérdés az, hogy ezen döntések meghozatalát is szeretnéd kiszervezni, vagy azt magadnál tartod? Másként megfogalmazva: Csak a feladat elvégzését szeretnéd delegálni, vagy felelősséget is átruházol? Ez persze soha nem fekete-fehér, de jó leütni a sarokpontokat. Ha például delegálod az értékesítői szerepet, akkor átadhatod a kedvezményadás jogát és felelősségét a kollégának. Így nem fognak állandóan berohangálni Hozzád, hogy az adott üzletet az adott áron megkössük-e vagy sem. A sarokpont pedig egy konkrét kedvezmény mérték lehet, amíg ő dönt.
Delegation poker
Tehát amikor delegálsz egy feladatot (területet), el kell döntened, hogy azt milyen szinten delegálod. Jurgen Appelo a "Management 3.0 – Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders" című könyvében részletesen bemutatja a delegálás fontosságát és gyakorlati megvalósítását. Ehhez kapcsolódóan van egy ún. "delegation poker" nevű játék is. A játék arról szól, hogy amikor átadok egy feladatot, akkor tisztázzuk, hogy a feladat mellett a döntések kapcsán milyen szabadságot kap a fogadó fél. Ez alapján hét szintet különböztetünk meg:
- Tell: A delegáló megmondja, hogy mi a döntés, a delegált végrehajtja. A döntésről nincs érdemi diskurzus.
- Sell: A delegáló hozza meg a döntést, és "eladja" a delegáltnak. Magyarán elmondja a döntésének az okát, hátterét.
- Consult: A delegáló és a delegált megtárgyalják a döntést. A delegált ötleteket, variációkat hoz, de még mindig a delegáló dönt.
- Agree: A delegáló és a delegált is hoz ötleteket, és együtt döntenek. Ebben a helyzetben mindenkinek "egyet ér a szavazata".
- Advise: A delegáló tanácsokat ad, de a delegált hozza meg a döntést. A delegáló feladata ebben a szituációban a döntési lehetőségek szélesebb körű hatásainak bemutatása.
- Inquire: A delegált hozza meg a döntéseket. A delegáló tájékoztatást kért a döntésekről és a döntésekhez vezető útról.
- Delegate: A delegált hozza meg a döntéseket, a delegáló egyáltalán nem kerül bevonásra (még tájékoztatás szintjén sem).
Sokszor a félreértések abból adódnak, hogy a delegáló nem tisztázza pontosan, hogy milyen autonomiával rendelkezik a másik fél a döntések kapcsán.
Visszatérve a kiinduló felvetésre
A folyamatleírások és a delegálás valóban megöli a kreativitást? Az attól függ, hogy milyen szinten delegálsz. A tanulmányok és tapasztalatok szerint minél jobban közelítesz a hetes szinthez, a kollégák annál jobban bevonódnak. Motiváltabbnak érzik magukat és több ötlettel jönnek a megvalósítás kapcsán. Természetesen nem minden feladatnál lehet és célszerű hetes szinten delegálni. A lényeg, hogy ennek a szintje tisztázott legyen. Ha belegondolsz ez befolyásolja azt is, hogy hogyan írod le a folyamatot. Az egyes szintnél minél részletesebb művelet szintű leírásra van szükség. A hetes szinthez közelítve inkább az eredménytermékekre és a kapcsolódási pontokra kell fókuszálni.
Zárszó
A delegálás hét szintjének áttekintése segít világosan meghatározni, hogy mennyire szabadon hozhat döntéseket a delegált. Ez a strukturált megközelítés nemcsak növeli a munka hatékonyságát, hanem fokozza a csapat motivációját és kreativitását is. A delegálás tudatos és célszerű alkalmazása lehetővé teszi, hogy optimálisan kihasználd a csapatod erőforrásait és fejleszd a vállalkozást.