A következőkben kérlek gondold végig, hogy éppen milyen munkakört töltesz be a vállalkozásodban. Nem, nem arra gondoltam amit a névjegykártyádon olvashatunk! Arra, hogy valóban mit csinálsz a vállalkozásodban. Egyik percben egy ügyféllel tárgyalsz (értékesítő), a másik pillanatban rohansz a könyvelőhöz (pénzügyes), és persze útközben még felhívod a beszállítót is (beszerző). És amikor bármelyik területen gond van, természetesen te vagy az, aki tüzet olt. Ha ez így van, akkor a rossz hírem az, hogy nem te vezeted a vállalkozásod, hanem a vállalkozás vezet téged.
Javaslok egy gyakorlatot, nem lesz hosszú, kb. negyed óra. Fog egy Excelt és írd föl azokat a szerepeket, amelyeket a cégeden belül ellátsz. Ezek azok a sapkák, melyeket napközben folyamatosan cserélgetsz a fejeden. Egy munkakör, egy sapka egy sor legyen. Igen, igen, kérlek azt se felejtsd ki, hogy ügyvezető vagy. :) Gondold végig, hogy egy tipikus munkahéten melyik munkakör ellátásával mennyi időt foglalkoztál, az egyes sapkákat meddig hordtad.
Ezután álmodj egy nagyot! Gondold azt, hogy nincs semmi pénzügyi gondod, tetszőleges számú kollégát fel tudsz venni. Kérlek írd be a munkakörök mellé, hogy ha mindenhova lenne embered, akkor az adott pozícióban dolgozó kollégának mennyi fizetést adnál.
Ezzel is készen vagy? Rendezd az Excelt ráfordított idő szerint csökkenő, fizetés szerint növekvő sorrendbe. Az első sorokban azok munkakörök lesznek, melyekre sok időt fordítasz és olcsón delegálhatók.
Miért fontos delegálni?
A tapasztalatok azt mutatják, hogy rendezett Excel táblában általában az utolsó helyeken kullog a vezetői munkakör. Ez azt jelenti, hogy erre akkor fordítunk időt, amikor már haza mentünk, a család lefeküdt aludni, s mi még erőt veszünk magunkon és gép elé ülünk. Noha ilyenkor nem zavarnak (ki is telefonálna éjfélkor?), az időzítés szerintem sokat elárul. Ha már minden mással végeztünk, és maradt erőnk, akkor foglalkozunk a stratégiával is. Tehát ha a prioritás listád végén van a vezetői szerep, akkor ki fogja megválaszolni azokat a stratégiai kérdéseket, amikkel a vállalkozásod szintet tudna ugrani? Ki ad jövőképet neked és a vállalkozásodnak? A jövőkép nélkül pedig legfeljebb a futás sebességén tudsz javítani, az irányán nem - ami persze a célba éréshez elengedhetetlen.
Azt is gondold végig kérlek, hogy ha a CEO szerep helyett egy másik sapkát veszel fel éppen, akkor ahhoz más fizetés és más értékteremtő képesség is tartozik. Tudom jól, hogy a munkaköröket mind kiszervezni nem lehet. Érdemes azonban elgondolkodni egy-egy felelősségi kör delegálásán, hogy egy "nagyobb értékű kalapot tudjál felvenni".
Zárszó
A folyamatok leírásával, felelősségi körök meghatározásával egy lépést tudsz tenni a delegálás felé. Ha a céged anyagilag még nem áll készen egy (újabb) teljes munkaidős kolléga felvételére, a dokumentációkon keresztül könnyebben elindíthatod egy-egy konkrét feladat elvégzésének kiszervezését alvállalkozónak, vagy részmunkaidős kollégának is. Hozz létre olyan rendszereket, amelyek konzisztens, kiszámítható eredményt biztosítanak, függetlenül attól, hogy ki végzi a munkát – olyan rendszereket, amelyek akárhányszor ismétlődnek is, tükrözik az általad használt módszert.
Erre (is) jók a tudzsmenedzsment megoldások!