Rendben. Megvan az egy millió dolláros ötlet. Beszéltél néhány potenciális ügyféllel, úgy néz ki meg is vennék Tőled. Elindítottad a vállalkozásodat, megkötötted az első üzleteket, ezerrel hajszolod a termék fejlesztését (legyen az bármi).
Azért, hogy az üzleted igazán jól növekedjen összegyűjtöttük Neked az első öt folyamatot, amelyet érdemes átgondolnod és dokumentálnod. Miután ezeket leírtad javaslom, hogy azonnal tedd bele egy tudásmenedzsment rendszerbe, így a segítőid (kollégák, beszállítók) rögtön látják mit vársz el tőlük. Nézzük!
Folyamat #1: Lehetőségek generálása és érdeklődők bevonzása
Egy olyan világban, ahol a verseny heves, az új ügyfelek bevonzásának képessége kulcsfontosságú. Ha azt gondolod, hogy egy klassz termék eladja önmagát, akkor ki kell ábrándítsalak. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a mai világban rendkívül telített a piac. Ahogy Balogh Petya mondta: "Szeretjük vagy sem, a huszonegyedik század tanulsága, hogy terméket előállítani már bárki tud – eladni lett nehéz." Miért fognak mégis Téged választani?
A viccet félretéve az első folyamat kialakításán keresztül a következőket tudod tisztázni:
- Ki a célközönségem, mi az ő legfontosabb problémája?
- Milyen (marketing)csatornákon keresztül érhetem el a célközönséget?
- Hogyan tudok címlistát építeni egy belépő termék mentén?
- Hogyan tudom ezt a címlistát a későbbiekben eladásokká fordítani?
A folyamat kidolgozása mentén érdemes végig gondolnod a kulcs teljesítmény mutatókat is: kontaktálási/kattintási számok, elvárt konverziós arányok és a lead-ek minőségi mutatói.
Folyamat #2: Lehetőségek konvertálása fizető ügyfelekké
Miután megvannak az érdeklődőink, nézzük meg, hogy kinél akut az a probléma amivel foglalkozunk. Őket tudjuk könnyen fizető ügyfelekké konvertálni.
Készíts egy értékesítési folyamatot és hozzá tartozó tölcsért (sales funnel), amely vezeti az értékesítési csapatod kezét. Ez magában foglalja a potenciális ügyfelekkel való kapcsolattartást, az igényfelmérést, az ajánlatok készítését, a tárgyalást, és végül az ügylet lezárását.
Ötletek a folyamatleírás létrehozásához:
- Határozd meg az értékesítési folyamat lépéseit, és az egyes lépésekhez tartozó kulcs teljesítménymutatókat (átfutási idők, konverziós ráták)
- A folyamatleírásban tisztázd a támogató rendszerek (pl. CRM) használatának módját és szükségességét
- Alakíts ki ütős tárgyalási stratégiákat (probléma azonosítás, USP-k, lezárási módszertan)
- Hangsúlyozd a kapcsolatépítés és az ügyfélproblémák megértésének fontosságát a kollégáid részére.
Egy jól dokumentált értékesítési folyamat segítségével a csapatod magabiztosan navigálhat az ügyfelek megszerzésének tengerén.
Folyamat #3: Hogyan szolgáljuk ki folyamatosan és magas minőségben az ügyfeleket (ügyfélszolgálat / gyártás)
A visszatérő vásárlók biztosításához elengedhetetlen az ügyfél elégedettség! Gondold végig, hogy miként tudsz kivételes szolgáltatást nyújtani, akár gyártásról, akár támogatásról van szó. Ebben a folyamatleírásban részletezni kell az új ügyfelek bevezetésének, a problémák megoldásának és az ügyfél-várakozások kezelésének lépéseit.
Ötletek a folyamatleírás létrehozásához:
- Hangsúlyozd az hatékony kommunikáció, reagálási képesség és az ügyfélközpontú megközelítés fontosságát.
- Építs be visszacsatolási pontokat, elégedettség mérést az ügyfélszolgálat folyamatos fejlesztése érdekében.
- Hozz létre szabványosított bevezetési folyamatot az új ügyfelek számára, beleértve az üdvözlő e-maileket és hívásokat.
- Implementálj egy jegykezelő rendszert az ügyfelek érdeklődésének nyomon követéséhez és hatékony megoldásához.
- Állíts fel szolgáltatási szint megállapodásokat (SLA-kat) a reakcióidők világos meghatározására.
Az ügyfélszolgálati folyamatok szabványosításával a csapatod folyamatosan pozitív élményeket tud teremteni, amelyek hozzájárulnak a hosszú távú ügyfélelégedettséghez.
Folyamat #4: Hogyan kezeljük a pénzügyeket és monitorozzuk a költségeket (pénzügyi menedzsment)
A pénzügyek hatékony kezelése kritikus fontosságú bármilyen vállalkozás számára. A negyedik folyamat, a pénzügyi menedzsmentre fókuszált módszereket tartalmaz a bevételek és költségek nyomon követésére, valamint a pénzügyi célok elérésére. Egy növekvő cég számára kiemelten fontos, hogy tervezni tudjon a cash flow-val, és meglássa a mély pontokat.
Ez magában foglalja az üzleti terv készítését, a könyvelési gyakorlatokat, az adóügyeket, és a pénzügyi jelentések elemzését.
Ötletek a folyamatleírás létrehozásához:
- Hozz létre egy alapos költségvetési tervet, amely tükrözi a vállalat pénzügyi céljait és terveit.
- Alakíts ki egy könyvelési rendszert, amely lehetővé teszi az adatok pontos nyomon követését és a könyvelési tevékenységek hatékony végrehajtását.
- Végezz rendszeres pénzügyi elemzéseket és időszakosan ellenőrizd a pénzügyi jelentéseket, hogy nyomon követhesd a vállalat pénzügyi állapotát.
A pénzügyi menedzsment szabványosításával a vállalatod hatékonyan kezelheti az erőforrásait és biztosíthatja a pénzügyi stabilitást és fenntarthatóságot.
Folyamat #5: Hogyan kezeljük a humán tőkét (HR folyamatok)
Az emberi erőforrások hatékony kezelése kulcsfontosságú a sikeres szervezeti működéshez. Az ötödik folyamat, az elvárt HR funkciókat mutatja be, ideértve a munkaerő felvételt, a teljesítményértékelést, a képzést és a fejlesztést, valamint a munkaügyi kérdéseket. KKV-k esetében egészen sokáig gyakran a cég vezetője látja el a HR-es feladatokat. Első körben nem szükséges az összes HR funkciót végig gondolnod, javaslom fókuszálj a beillesztési folyamatokra (onboarding) és a tudásmegosztásra.
Ötletek a folyamatleírás létrehozásához:
- Határozd meg a HR stratégiai céljait, és tervezd meg azokat a gyakorlatokat, amelyek a célok eléréséhez szükségesek. Gondold végig, melyek azok a kompetenciák, amikben a csapatodnak kiemelkedően jónak kell lennie.
- Alakíts ki egy hatékony toborzási folyamatot, amely magában foglalja az álláshirdetések közzétételét, az interjúk lebonyolítását és a jelöltek kiválasztását.
- Készíts egy ütős betanítási (onboarding) folyamatot, mely a jelölt számára élvezetes tartalmakat, a cég számára pedig gyors betanulást biztosít.
- Már az első naptól gondolj a tudásmegosztásra, hidd el megtérül! A céged növekedése közben rendkívül fontos, hogy tudd tartani a minőséget, és ez által az ügyfelek elégedettek legyenek.
Zárszó
Ahogy fejlődik az üzleted minden egyre összetettebb lesz. Kollégákat veszel fel, akiket be kell tanítani és a munkájukat megszervezni. Javaslom, hogy a folyamatok kialakításával és a tudásmegosztással már egészen korai fázisban kezdj el foglalkozni. Akkor beépül a céges kultúrába és a növekedésed egyik motorjává válik!