Néhány vezető hatalmas időbefektetésként tekint a dokumentáció készítésre, ezért halasztják el folyamataik és irányelveik rögzítését annak érdekében, hogy inkább a vállalat működésére összpontosítsanak. Ezzel azonban azt kockáztatják, hogy benne "ragadnak a vállalkozásban", sem ők sem cégük nem tud fejlődni.
Másrészről, amikor a vezetők prioritásként kezelik a rendszerek kialakítását, a vállalatukat a növekedés felé terelik, és hosszú távon valós bevételi eredményeket érnek el.
2023-ban egy amerikai felmérésben azt vizsgálták, hogy milyen összefüggés van a belső tudásmegosztás és a vállalkozás növekedése között. Azon vállalkozások, melyek a járvány időszaka alatt is növekedni tudtak 92%-a "fontosnak", vagy "nagyon fontosnak" jelölték meg folyamataik dokumentálását.
Egyszerűen fogalmazva, ha valóban növekedni akarsz ebben az évben is, fel kell ismerned a folyamataitok, működésetek dokumentálásának fontosságát. Az első lépés annak megértése, hogy ez miként javítja önmagában a bevételt. Íme négy ok:
Ok #1: Nem lehet semmit szabványosítani dokumentáció nélkül
Egy vállalkozás működtetése során rengeteg napi teendő és egyedi feladat van. De ha nem írod le a legjobb módot semmiről, mindenki saját eljárásokat alakít ki - legyen az a leghatékonyabb vagy sem.
Minden olyan vállalkozásban, ahol több ember van ugyanabban a munkakörben, jelentős eltérést láthatsz a teljesítményekben. Nézd meg a jobban teljesítőket, beszélgess velük, és kezdd el feltárni miért ők a legjobbak az adott feladat megoldásában. Így megtalálhatod a legjobb gyakorlatot és szabványosíthatod a feladatot.
A felmérés szerint azon vállalkozások, melyek nem dokumentálták a folyamataikat csupán 22%-a ért el bevételnövekedést. Azon vállalkozások, melyek 20% feletti bevételnövekedést produkáltak a járvány ideje alatt, 80%-a dokumentálta a folyamatait.
Ok #2: A dokumentáció lehetővé teszi a feladatok delegálását
Senki sem azért indít vállalkozást, hogy élete végéig tartó mókuskereket "nyerjen". De egyértelmű utasítások nélkül lehetetlen hatékonyan delegálni másoknak. Sajnos ez azt jelenti, hogy állandóan ott ragadsz a kérdések megválaszolásában vagy alkalmazottaid menedzselésében (ami sosem hatékony).
De ha folyamataid dokumentálva vannak, könnyen átadhatod a "titkos öntetet" (azaz, a szabványosított módot a bármire). Ez felszabadítja az idődet, hogy nagyobb horderejű kérdésekkel tudj foglalkozni. Úgy is mondhatnánk, hogy a delegálás az a tevékenység, melyben felszabadítod az idődet a bevételt és növekedést termelő feladatok elvégzése érdekében. Vagy szimplán a családod számára, ezt döntsd el Te! :)
A felmérés szerint azok a vezetők, akik leírták folyamataikat, több növekedést tapasztaltak 2022-ben, mint azok, akik nem tették meg. Majdnem a felük (40%), akik "mindig" prioritásként kezelték a folyamatok dokumentálását, bevételnövekedést jelentettek a járvány alatt.
Egyszerűen fogalmazva, az, hogy leírod, hogyan csinálsz dolgokat (a delegáláshoz), a legfontosabb dolog, amivel ma dolgozhatsz vállalkozásod növekedése érdekében. Ráadásul, amikor a munkatársaidba fektetsz a delegálással és felhatalmazással, akkor ők fejlesztik a képességeiket, és több értéket adnak a vállalatodnak - és mindezek az előnyök hozzájárulnak az eredményedhez.
Ok #3: A dokumentáció elősegíti az értékesítés növelését
Amikor értékesítési folyamatokat alakítasz ki, könnyen megismételhetővé teszed az eredményeket, s így további képviselő(ke)t tudsz bevonni. Ez több értékesítési bevételt, megnövekedett nyereséget és több üzemanyagot jelent a vállalkozás növekedéséhez. De ehhez dokumentálnod kell folyamataidat és rendszert kell létrehoznod.
Ha rendszerezed értékesítési folyamataidat, akkor reprodukálhatod azokat. Ez az, amikor egy ember havi 10 ügyfelet zár le; két emberrel - és egy jó folyamattal - ez könnyen duplázható.
Az értékesítési rendszered reprodukálhatóvá tételéhez azt javasoljuk, hogy dokumentáld és szabványosítsd az alábbi értékesítési feladatokat:
- Érdeklődők és címlista építése
- Értékesítési pitch, vagy bármilyen értékesítési forgatókönyv a hívásokhoz
- E-mail sablonok és legjobb gyakorlatok a lead-ek követéséhez.
- Kifogások megelőzése és kezelése
- Demók vagy ajánlattételi megbeszélések lefolytatása.
- Ügyfelek átvezetése az értékesítéstől a támogatási fázisba
"Végtelen mennyiségű ügyfél van", és az üzleti vezetőknek feladata megtalálni őket, azonosítani a problémáikat és meggyőzni őket.
Ok #4: A hatékony betanítás és (át)képzés lehetetlen dokumentáció nélkül
Sikerült növekedő pályára állítanod az értékesítésed? Elcsíptél egy nagyobb megrendelést? Éppen ezért már holnap kellene egy új ember a "megvalósító" csapatodba? Ha jól strukturált és minden kolléga számára elérhető folyamatleírásaid vannak, akkor egy új ember betanítása nagyságrendekkel gyorsabban megy. Az új kolléga folyamatleírásokból megismerheti a feladatait, az elvárt eredményeket, teljesítménymutatókat és a kapcsolódó területeket, munkaköröket. Vedd fel és integráld: egy tudásmenedzsment rendszer segítségével néhány hét alatt tanítsd be, és rögtön "termőre fordul".
Nézzük a helyettesítést: „Amikor dokumentációk mentén végzed az átképezést, az alkalmazottaknak nem kell várniuk a kollégájuk visszatérését a szabadságról. Beugorhatnak és befejezhetik a feladatokat, amíg a személy távol van. Ennek eredményeként megszünteted az összes akadályt, és folyamatosan generálod a bevételt.
Zárszó
Tudom, tudom - a dokumentáció készítés nem tűnik a legszexibb feladatnak. Ez az előzetes befektetés azonban sok vezetőnek segített a bevétel növelésében és a teljesítmény javításában a járvány alatt (is).